4 Bước xây dựng hệ thống bán lẻ và  phát triển đại lý bán hàng hiệu quả


 
Xây dựng hệ thống phân phối bán lẻ hiệu quả, giống như tạo lập nên những “tiền đồn” chủ chốt giữ vai trò quan trọng, quyết định con đường chinh phục thị trường của doanh nghiệp.

Nhà phân phối, đại lý, trung tâm bán lẻ trực tiếp… đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đưa sản phẩm của nhà sản xuất đến với khách hàng. Hay nói cách khác, đó chính là “bàn tay nối dài” của nhà sản xuất trong việc đưa sản phẩm vào thị trường và đến với người tiêu thụ.
Bài viết dưới đây sẽ tập hợp những kiến thức, sự chia sẻ kinh nghiệm từ các nhà quản lý bán lẻ thành công về cách thức xây dựng hệ thống bán lẻ – phát triển đại lý hiệu quả.

Hệ thống bán lẻ là gì?
Bán lẻ là tập hợp các hoạt động liên quan tới việc bán sản phẩm hay dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng vào mục đích cá nhân.
Tập hợp các đơn vị bán lẻ cho doanh nghiệp, bán và cung cấp sản phẩm sao cho rộng khắp, với mục đích tiếp cận nhiều hơn với các đối tượng khách hàng chính là hệ thống bán lẻ.

Cách xây dựng hệ thống bán lẻ hiệu quả
Quản trị hoạt động hệ thống cửa hàng bán lẻ là hoạt động bao trùm toàn bộ hoạt động hệ thống bán hàng của cửa hàng bán lẻ, bao gồm ba nội dung chính: Xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ; Tổ chức và quản lý hệ thống cửa hàng bán lẻ; Kiểm tra, đánh giá hệ thống cửa hàng bán lẻ.

Trong đó, để xây dựng một hệ thống bán lẻ hiệu quả, cần lưu ý tới các căn cứ xây dựng và nguyên tắc xây dựng hệ thống bán lẻ sau.

1. Căn cứ xây dựng hệ thống bán lẻ:
- Sự phân bổ nhu cầu của khách hàng: Với những nơi tập trung nhu cầu lớn, thì doanh nghiệp có thể tổ chức lực lượng bán lẻ trực tiếp. Ngược lại, khu vực nhu cầu nhỏ lẻ, không tập trung thì tổ chức bán lẻ thông qua đại lý hoặc hệ thống bán lẻ của doanh nghiệp khác.

- Năng lực và trình độ quản lý của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp có năng lực, trình độ cao, hệ thống quản lý hiện đại, có thể phát triển hệ thống bán lẻ rộng khắp. Nên tập trung phát triển hệ thống tại 1 số khu vực nếu như năng lực và trình độ quản lý còn thấp.

- Định hướng, chính sách phát triển lâu dài: Mặt hàng kinh doanh chính nào? Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp là ai? Doanh nghiệp phải làm gì để luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mục tiêu?...

- Các nguồn lực của doanh nghiệp: Nhân lực, tài lực, vật lực, thương hiệu…

- Mục tiêu cần đạt được sau quá trình kinh doanh: doanh số, lợi nhuận, thị phần, thu nhập của nhân viên, vị trí của doanh nghiệp trên thị trường…

2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống bán lẻ: 
- Xác định, lựa chọn một cơ cấu tổ chức hệ thống hiện đại, chuyên nghiệp, rõ ràng và phù hợp với từng yếu tố của doanh nghiệp.

Đối với một tổ chức nhỏ thì không cần có một cơ cấu quản lý chính thức vì khi đó nhiệm vụ của mỗi người được bố trí rất dễ dàng.Tuy nhiên đối với một hệ thống bán lẻ có quy mô lớn thì rất cần có một cơ cấu tổ chức, quản trị khoa học nhằm phân chia quyền hạn và trách nhiệm sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

- Nguyên tắc về vị trí địa lý: Việc quyết định đầu tư, xây dựng hay mở thêm bất cứ cửa hàng, siêu thị nào trong hệ thống bán lẻ cần tuân theo các nguyên tắc về vị trí địa lý (mật độ các cửa hàng, siêu thị không được quá dày đặc có thể gây xung đột giữa các thành viên đồng thời trở nên không hiệu quả, lãng phí, cũng không được quá thưa thớt vì sẽ không phủ kín được thị trường, mất cơ hội khai thác thị trường, phân bổ phải hợp lý, không quá gần hay quá xa với khu dân cư, vị trí thuận tiện với người tiêu dùng…)

- Nguyên tắc về quyền hạn và trách nhiệm: Nhân viên khi được giao trách nhiệm thực hiện công việc thì họ phải có quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc đó.

- Nguyên tắc nhất quán trong mệnh lệnh: Nhân viên chỉ nhận nhiệm vụ và báo cáo cho một cấp trên duy nhất. Việc phân chia này càng hoàn hảo thì mâu thuẫn trong mệnh lệnh càng ít và trách nhiệm cá nhân trước kết quả càng lớn.

- Nguyên tắc thống nhất về mục tiêu: Để đạt được mục tiêu đề ra chỉ cần có một mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó và mọi người cùng thực hiện kế hoạch đó.

- Nguyên tắc về tầm quản lý: Một người chỉ có thể quản lý một số giới hạn những người dưới quyền tùy theo mức độ của công việc. Khi số lượng người dưới quyền vượt quá giới hạn thì chất lượng quyết định của người quản lý sẽ giảm đi.

- Nguyên tắc phân chia công việc: Những nhiệm vụ lớn phải được chia nhỏ thành những nhiệm vụ nhỏ và người thực hiện có thể chuyên môn thực hiện công việc đó, nhằm giảm mức độ đa dạng của công việc và tăng chất lượng hoàn thành công việc.

- Nguyên tắc mệnh lệnh theo tuyến: Quyết định từ cấp trên đến cấp dưới và việc báo cáo cho các cấp khác nhau trong tổ chức cần phải được quy định rõ ràng.

Cách xây dựng và phát triển đại lý bán hàng
Đại lý là đơn vị trung gian, thay mặt cho doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ để thu hoa hồng. Các doanh nghiệp thường dùng kênh này vì họ cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp của các đại lý để tiếp cận được các thị trường cụ thể hoặc một vùng địa lý nhất định
Vậy làm thế nào để xây dựng và phát triển đại lý bán hàng hiệu quả, đem lại tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp?

3. Lựa chọn đại lý – “chọn mặt gửi vàng”
Để chọn một đại lý phù hợp, trước hết cần xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp muốn đại lý đó đạt được và cách thức muốn họ đạt được điều đó như thế nào? Cần cho họ biết rõ những yếu tố như số cuộc gọi bình quân để bán được hàng, các đối thủ cạnh tranh cũng như các điều kiện bất thường cụ thể của khu vực.
Người thực hiện phải quyết định lựa chọn giữa một đại lý hoạt động ổn định và một đại lý mới muốn sử dụng doanh nghiệp bạn để nâng cao vị thế. Liệu đại lý có khả năng điều hành kinh doanh với quy mô của doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hoặc họ có thể đáp ứng được các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp không?  
Đồng thời phải tổ chức buổi phỏng vấn các ứng cử viên càng nhiều càng tốt. Đó là cách bảo đảm rằng họ thực sự cam kết làm việc thay mặt cho doanh nghiệp bạn.

4. Quản lý các đại lý
Cần phải dành thời gian để quản lý mối quan hệ với các đại lý và tận dụng tối đa mối quan hệ này bằng cách: duy trì liên hệ thường xuyên, lập lịch và quyết định cách thức liên lạc như email, thư tay, điện thoại và gặp trực tiếp.

Ngoài ra, cũng cần lưu trữ mọi thông tin trong các báo cáo chi tiết về doanh số đạt được, tỉ lệ lãi và hoa hồng trả cho đại lý. Tất cả các ghi chép về mối quan hệ này cần phải được lưu trữ trong một hồ sơ riêng.

Trong trường hợp có rắc rối, đòi hỏi phải giải quyết vấn đề một cách trực tiếp và ngăn chặn không để vấn đề trở nên rắc rối hơn.

Lựa chọn một phần mềm quản lý bán lẻ tốt, sẽ giúp các nhà quản trị thực hiện thành công kế hoạch phát triển hệ thống bán hàng, phát triển đại lý bán hàng hiệu quả.

Phần mềm quản lý bán lẻ BRAVO - POS hỗ trợ thực hiện công việc và kiểm soát toàn bộ quy trình bán lẻ tại cửa hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống phân phối bán lẻ các sản phẩm hàng hóa của mình. Quản lý bán lẻ (POS) là một phân hệ nằm trong hệ thống phần mềm quản trị tổng thể - Giải pháp phần mềm ERP của BRAVO dành cho các doanh nghiệp thương mại đặc biệt các doanh nghiệp có hoạt động mô hình chuỗi cửa hàng.